‘Een evenement organiseren is geen kunstje herhalen’
Interview met Elnaz Stravers, projectleider evenementen en congressen KPE
Elnaz Stravers (33) werkt sinds december 2022 bij KPE als projectleider evenementen en congressen. Ze studeerde International Fashion Management aan het AMFI in Amsterdam en ging vervolgens in Duitsland in de mode-industrie werken. Corona zorgde ervoor dat ze terugkeerde naar Maastricht. In die tijd kwam ook de baan projectleider evenementen en congressen bij KPE op haar pad. Dat mag je best een bijzondere ‘overgang’ noemen? “Dat lijkt misschien zo”, zegt Elnaz. “Maar er zijn ook best wel wat overeenkomsten. Vooral de dynamiek is in beide branches hetzelfde.”
Wat maakt jouw baan zo leuk?
“Dat is toch wel de dynamiek die bij het organiseren van een evenement komt kijken. Ieder event is een nieuw project waar je ‘from scratch’ begint. Veel mensen denken dat het een kunstje herhalen is, maar dat is het zeker niet. De ontwikkelingen in de vastgoed-, bouw- en infrabranche gaan zo snel. Daar moet je iedere keer weer op inspelen. Daarnaast is het telkens weer zoeken naar de juiste beleving van een evenement. Als je daar niet in ontwikkelt, wordt het saai voor de deelnemer. Creatief zijn is wel een vereiste voor deze baan. Verder vind ik het erg fijn dat ik veel verantwoordelijkheid krijg. Je draait vanaf de brainstormfase en conceptontwikkeling in het begin mee tot aan de evaluatie na het evenement.”
Wat is voor jou het hoogtepunt tot nu toe in je baan?
“Dat zijn er veel, maar als ik moet kiezen ga ik voor de Peoplebuildersdag en een tweedaags intern evenement voor een klant die niet met naam in de media wil komen. De Peoplebuildersdag is de klantendag van KPE die ieder jaar in Maastricht wordt georganiseerd. We zijn dan zelf opdrachtgever van het evenement en dat is qua organisatie toch net weer anders dan werken in opdracht van een klant. Het tweedaagse interne evenement organiseer ik dit jaar voor het eerst helemaal zelf. Vorig jaar deed ik dat nog samen met mijn voorganger Jan Peters die jarenlange ervaring in het vak heeft. De reacties van de deelnemers waren zeer positief, dus dat deed me goed. Een derde evenement dat heel bijzonder voor mij was, waren vorig jaar de studiereizen naar Valencia. Die was drie keer volgeboekt en krijgt dit jaar een vervolg in Lissabon.”
Hoe beleef jij een evenement op de dag zelf?
“Ik ben dan van de eerste tot en met de laatste minuut bezig met de organisatie. Hierdoor krijg ik weinig mee van het inhoudelijk programma. Je vliegt van hot naar her. Er zijn evenementen met wel vijftien sprekers. Die moeten allemaal ontvangen worden en begeleid. Maar ook alle deelnemers probeer ik op hun wenken te bedienen. De een wil graag een extra vergaderruimte en de ander heeft speciale dieetwensen. Het is mijn streven om al dit soort bijzondere vragen vooraf op mijn netvlies te hebben. Als de deelnemers dan arriveren kan ik daar direct op inspelen en dat wordt bijzonder gewaardeerd. Voorbereiding is dan ook 90 procent van het werk en zeer bepalend voor het eindresultaat.”
KPE is door het hele land actief, dat betekent veel in de auto zitten?
“Veel is ook weer relatief. Ik ben minimaal één keer per week wel ergens in het land te vinden. Bovendien concentreren de evenementen en congressen zich van april tot aan de zomervakantie. Vervolgens zijn er dan nog een aantal in het najaar. Vanaf april is het wel flink aanpoten. Ik organiseer zo’n 30 evenementen per jaar. Ik moet altijd lachen als ik in de Randstad kom en ze tegen mij zeggen: ‘Kom je helemaal uit Maastricht?’. Voor mij is Nederland maar een klein landje. Ik ben geboren in Iran en als je van de ene kant van Teheran naar de andere moet, doe je er soms wel 2,5 uur over. Dan stelt Sneek toch niets voor.”
