Verslaglegging tijdens een bouwvergadering

Meer kwaliteit in minder tijd; efficiënte verslaglegging van (complexe) bouwvergaderingen.

Een doelgerichte vergadering zonder effectieve verslaglegging is zinloos. Hoe vaak komt het wel niet voor dat het uitwerken van verslag blijft liggen, dat achteraf niet alles even duidelijk is als gedacht en dat het verslag kort voor de volgende bouwvergadering wordt rondgestuurd.


Tijdens deze training leer je tijdens een bouwvergadering hoofdzaken van bijzaken onderscheiden, tegelijkertijd luisteren en aantekeningen maken en verwerken. Dit helpt jou bij het professionaliseren van het verslag en richt zich op het gehele proces van begin tot eind. Doel is meer kwaliteit in minder tijd.


Wat is het belang van goede en tijdig verstuurde verslagen?

  • Als notulist vergroot je de toegevoegde waarde aan het overleg.
  • Vanuit juridisch oogpunt zijn notulen met een duidelijke actie en besluitenlijst essentieel. Zeker als contractpartners aan het overleg deelnemen.
  • Het vormt een goede basis voor de PDCA cyclus (Plan-Do-Act-Check).
  • Het is een professioneel visitekaartje van het bedrijf, zeker wanneer externe partijen en/of stakeholders bij het overleg aanwezig zijn.


DOELGROEP:

Iedereen die vanuit zijn functie te maken heeft met het notuleren van (complexere) bouwvergaderingen.


OPZET:

  • Twee dagdelen met een tussenperiode van twee maanden.
  • Aangevuld met zes uur individuele coaching (in een periode van drie maanden).

 

INHOUD:

Efficiënte voorbereiding op de bouwvergadering

  • Opstellen van de agenda
  • Afstemming met de voorzitter
  • Notulen, actie- en besluitenlijst voorbereiden
  • Versturen van agenda en bijlagen

Actieve rol in het overleg

  • Rol van de notulist
  • Samenspel voorzitter-notulist
  • Hoofd van bijzaken scheiden
  • Informatie labelen naar het soort informatie
    • Overwegingen| ideeën| opties
    • Besluiten
    • Actiepunten (wie, wat, wanneer, hoe en wanneer opnieuw te agenderen?)
  • Samenvatten, noteren van besluiten en acties.

Efficiënt uitwerken notulen/besluiten- actielijst

  • Structuur aanbrengen
  • Formuleringen
  • Het belang van tijdig versturen


Doelstelling

Na afloop van deze training (en coaching) is de deelnemer in staat om op een efficiënte manier kwalitatief hoogwaardige notulen van complexe bouwvergaderingen op te stellen.

  • Aantal deelnemers
  • 0 - 15
  • Doelgroep
  • Iedereen die vanuit zijn functie te maken heeft met het notuleren van (complexere) bouwvergaderingen.
Schrijf in Planning

Heeft u een vraag?

Neem contact op met één van onze medewerkers.

Paul